Warum die Feinbäckerei Ruch die KI-Bestellsoftware von foodforecast nutzt.
Ein räumlich großes Filialnetz, das wirtschaftlich nur eine Anlieferung pro Tag zulässt, dazu die bevorstehende Instore-Belieferung von anfangs 50 Filialen von Aldi Nord: Jan Philipp Gresens erkannte bereits 2021, dass dies mit Bestellformularen und Excel-Listen nicht mehr zu bewerkstelligen war. Der Geschäftsführer der Feinbäckerei Ruch lernte Justus Lauten von foodforecast kennen, der nach der Bewährungsprobe bei der VOX-Sendung „Höhle der Löwen“ nun auch auf dem Markt zeigen wollte, dass er Biss hat. Die Feinbäckerei Ruch biss als dritter Kunde des Start-ups an. Mittlerweile nutzen mehrere Tausend Filialen die KI-basierte Bestellsoftware von foodforecast – auch außerhalb der Backbranche.
Der Nutzen überzeugt den Geschäftsführer der Feinbäckerei Ruch heute noch mehr als damals. Nicht nur, weil die Bestellsoftware „tausendmal besser als jede Excel-Liste“ ist, sondern auch weil viel weniger Zeit zum Erstellen, Prüfen,und Abstimmen benötigt wird. Aufgrund der hohen Prognosequalität haben sich die Warenverfügbarkeit und damit der durchschnittliche Umsatz pro Filiale um 4,1 % verbessert. Unter Berücksichtigung der Deckungsbeiträge bleibt netto ein Plus von rund 8 EUR pro Filiale und Tag.
Feinbäckerei Ruch GmbH
Am Flüthedamm 4, 37124 Rosdorf, www.baeckerei-ruch.com
Gründung: 1905
Geschäftsführung: Thorsten Ruch, Jan Philipp Gresens
Konzepte: Feinbäckerei Ruch, Mannamia, Backmanufaktur
Eigenfilialen: 80
Filialnetz: Kern Raum Göttingen, in nördlicher und südlicher Ausdehnung entlang der A 7 bis Sarstedt/Niedersachsen (nördlichste Filiale) und bis Baunatal/Hessen (südlichste Filiale)
Mitarbeiter: 700
Den Warendruck aussteuern
Aldi Nord und die Übernahme einiger Vorkassenzonen-Standorte in Edeka-Märkten machen einen hohen Warendruck notwendig. Aldi Nord verlangt eine Retourenquote von mindestens 25 %, mit 25,4 % ist die Zielmarke nahezu erfüllt. Mit der Bestelloptimierung von foodforecast wurde die erwartet höhere Abschriftenquote mit 17,8 % abgefedert und liegt sogar unter der durchschnittlichen Abschriftenquote der Kunden von foodforecast von 19 bis 20 %. Rückläufig sind die Retouren bei Saisonartikeln, verpackten Backwaren und Weißbroten.
Die KI-Bestellsoftware
Erstinstallation Eigenfilialen: März 2022, 77 Filialen
Erstinstallation Filialen ALDI Nord: Oktober 2022
Standorte: 135 (Eigenfilialen und ALDI Nord)
Durchschnittliche Umsatzsteigerung: +4,1 % pro Filiale
Höchste Reduktion Abschriften: –42,0 %
Datenbasis: Für den Vorher-Nachher-Vergleich wurden Filialen berücksichtigt, die in beiden Vergleichszeiträumen mindestens 90 % Datenabdeckung hatten und durchgängig dieselben Warengruppen führen. Die Daten basierten auf 63 Eigenfilialen.
Mit der KI-Bestellsoftware lässt sich der Warendruck exakt aussteuern, das Sortiment nach Deckungsbeiträgen priorisieren. Bei den margenintensiven Warengruppen wie Torten und Kuchen sind durch die bessere Prognose die Warenverfügbarkeit und der Umsatz deutlich stärker gewachsen, gleichzeitig sind die Abschriften gesunken.
„Weniger Zeitaufwand, mehr Umsatz, eine niedrigere Abschriftenquote als der Durchschnitt. Die Investition hat sich sehr schnell bezahlt gemacht“, sagt Jan Philipp Gresens. Die Macher von foodforecast kalkulieren einen ROI-Faktor von 10 auf die Lizenzkosten je Standort. Der Geschäftsführer der Feinbäckerei Ruch hat sich anfangs intensiv mit den Anforderungen, der Implementierung im Kassensystem, in der Warenwirtschaft und bei den Mitarbeitern engagiert, die Verantwortung mittlerweile an Johanna Ruch übergeben. Sie ist im Familienunternehmen für die Einführung digitaler Prozesse und Tools verantwortlich und nutzt als eine der Ersten den KI-Assistenten Arti zur Auswertung der Daten.
Jan Philipp Gresens, Geschäftsführer der Feinbäckerei Ruch I © foodforecast
Weg der kleinen Schritte
Das Familienunternehmen ist den Weg der kleinen Schritte gegangen, um Prozesse, Management und vor allem die Mitarbeiter nicht zu überlasten. Denn auch vier Jahre nach der Einführung der KI-Bestellsoftware fremdeln manche Verantwortliche in den Filialen noch mit der KI. Dabei haben Geschäftsführung und die Verantwortlichen bei foodforecast bei der Einführung viel Aufwand betrieben und Zeit aufgewandt, um den Nutzen zu verdeutlichen. Sechs Wochen lang wurden die Bestellungen manuell und mithilfe des KI-Modells von foodforecast eingegeben. Das Ergebnis: Trotz der anfänglich wenig aussagekräftigen Datenlage wegen der Corona-Pandemie erreichten die KI-Prognosen bereits eine Genauigkeit von 90 %. Mittlerweile liegt die Prognosegenauigkeit bei 99,2 %.
Die Abschriftenquote ist bei der Feinbäckerei Ruch trotz der höheren Mindestabschriften bei Aldi Nord niedriger als bei anderen Betrieben. Deutlich ist der Rückgang bei Torten, Kuchen und Weißbackwaren I © foodforecast
Bei den 80 Eigenfilialen ist die Bestellsoftware von food-forecast in das Kassensystem von Copago integriert. Die Bestellung wird auf dem Kassendisplay tabellarisch nach Artikelnummern dargestellt, kann manuell angepasst und bis 13 Uhr aktiv bestätigt werden. Wenn keine Bestätigung erfolgt, wird die von der KI empfohlene Bestellung übernommen.
Die Daten werden in das Warenwirtschaftsprogramm Orgasoft.NET von Signum übertragen. Dieses generiert automatisch die Produktionsaufträge für die zentrale Produktion. Jan Philipp Gresens denkt bereits einen Schritt weiter. Nachdem sich die Lieferketten wieder gefestigt haben, hat das Unternehmen die Reichweiten der Rohstoffe weiter reduziert. Im kommenden Jahr soll mithilfe der exakten KI-Prognosen noch bedarfsorientierter bestellt werden.
Die Feinbäckerei Ruch produziert für die Filialkonzepte Feinbäckerei Ruch und Mannamia zentral die Brote, die Backwaren, den Snack des Monats und die Konditoreiwaren. Das Laugengebäck und die A-Produkte bei den Brötchen werden im Laden gebacken, die Snacks vor Ort hergestellt. In den beiden Backmanufakturen wird ständig gebacken.
alle folgenden Bilder © Aichinger
Für viele Bäcker ein No-Go
Eine besondere Herausforderung war anfangs die Lieferung in die Aldi-Filialen. Für viele Bäcker ein No-Go, haben für Jan Philipp Gresens von Beginn an die Vorteile überwogen. Geliefert werden zwölf Topseller. Vor allem Brot, mit Käse überbackene Snacks und Plundergebäck. Nicht geliefert werden Produkte, die von Aldi Nord zu deutlich geringeren Verkaufspreisen selbst in den Filialen angeboten werden. Bei Aldi Nord werden die von der Feinbäckerei Ruch gelieferten Produkte zum gleichen Preis wie in den Filialen verkauft.
Ein selbst gemachtes Preisdumping oder gar eine Kannibalisierung von Kunden und Umsatz gibt es nach Erfahrung von Gresens nicht. Die Instore-Belieferung macht einen niedrigen einstelligen Prozentsatz am Umsatz aus. Die Kapazitäten waren in der Produktion vorhanden, die Aldi-Filialen wurden zumeist in bestehende Liefertouren integriert. Lediglich ein neues Fahrzeug wurde angeschafft und ein Fahrer wurde eingestellt.
Die größere Herausforderung waren der Bestellprozess und die vertraglich vereinbarte Retourenquote von 25 %. Anfangs wurden aus den Standorten Excel-Listen per E-Mail gesendet, mittlerweile ist eine Schnittstelle eingerichtet und die Bestellung wird automatisiert für die 55 Standorte ausgeführt. Dadurch konnte die Retourenquote mit 25,4 % nahe an den Mindestwert angenähert werden.
Die Retouren werden an einen Wiederverkäufer geliefert, der sie im Vortagsware-Verkauf anbietet, Brot wird zermahlen, als Beigabe zu Mehl und als Futtermittel abgegeben. Bei Too Good To Go beteiligt sich die Feinbäckerei Ruch bewusst nicht. „Dies ist ein Marketing-Gag für die Bäckereien, die zu viel backen, um es nachher günstiger abzugeben“, sagt Jan Philipp Gresens.
