Das gerade veröffentliche Modul semco Orga schafft Über- und Durchblick bei den Organisationsaufgaben im Filialnetz und macht sie papierlos. Gleichzeitig ist es Teil einer Komplettlösung, die alle Prozesse rund um den Filialbetrieb integriert.
Kommunikation mit der Filiale, Aufgabenmanagement, ein Wissenspool, in dem man nachschlagen kann, wenn Kunden fragen oder Wissen benötigt wird, Formulare und Dokumente, die ausgehängt sein müssen – das alles einfach und papierlos –, das ist die Philosophie, mit der Wolfgang Beck von der semco aus Dinkelsbühl sein neues Modul zur Filialorganisation aufgebaut hat. „Es geht darum, in einer Art firmeneigenem Intranet alle Informationen, die die Mitarbeiter einer Filiale brauchen, einfach strukturiert anzubieten und damit einen ‚Kulturwandel’ hin zur papierlosen Kommunikation einzuläuten.“
Die 4 Bausteine von semco Orga:
1. Aufgabenmanagement
Dabei geht es filialseitig vor allem um eine einfache und papierlose Organisation aller erforderlichen Aufgaben sowie deren Quittierung und Dokumentation. Gegliedert werden kann das nach Tagen, Uhrzeiten, zuständiger Person oder zuständigen Aufgabenbereichen oder was auch immer zur Unternehmensstruktur passt. Zusätzlich können von der Zentrale individuelle Formulare generiert werden, die eine strukturierte Ausführung der Aufgaben garantieren. Erinnern, ausführen, quittieren und dokumentieren wird so zu einem automatisierten Ablauf im Hintergrund, egal ob es sich dabei um die HACCP-Aufgaben, Reinigungsaufgaben, Wareneingangsprotokolle, Checklisten etc. handelt.
2. Dokumentenarchiv
Den zweiten Baustein stellt das Dokumentenarchiv dar. In diesem können sämtliche Dokumente rund um die Filialorganisation zentral organisiert und dezentral zur Verfügung gestellt werden. Unter anderem Dokumente zur Arbeitssicherheit, Hygienemanagement, Handbücher, Arbeitsanweisungen und vieles mehr. Über eine gesicherte Schnittstelle oder Ablagefunktion kann die Personalabteilung hier auch erforderliche persönliche Dokumente wie Gesundheitszeugnis, Arbeitserlaubnis, Sicherheitsunterweisung des vor Ort tätigen Verkaufspersonals auf Abruf intelligent bereitstellen.
3. Wissensmanagement
Der dritte Baustein dreht sich rund um alles WISSEN für die Mitarbeiter am POS, neue Informationen über Produkte, Inhaltsstoffe, Verkaufsverhalten, Aktionen, Störungshilfen, Werbekampagnen etc., die im System mit Wort, Bild und Video hinterlegt und bei Bedarf schnell und einfach von allen Mitarbeitern abgerufen werden können.
4. Kommunikation
Der vierte Baustein schließlich umfasst die KOMMUNIKATION zwischen Zentrale und Filiale über das Infoboard (das digitale schwarze Brett) und die Live-Chat-Funktion. Über den Live-Chat lassen sich Fragen stellen, Störungen, Hygiene- und Qualitätsmeldungen, Sonderbestellungen, Kundenbeschwerden etc. gezielt an die richtige Stelle im Unternehmen kommunizieren, nach Kategorien geordnet sowie nach klar definierten Adressatenkreisen sortiert. Damit das Ganze nicht zur Einbahnstraße wird, gibt es auch hier die Möglichkeit, ein Signal zu setzen, dass die Info angekommen ist und gegebenenfalls, was daraufhin passiert.
Mit den genannten Bausteinen besteht für die Zentrale die Möglichkeit, viele Organisationsaufgaben gebündelt abwickeln zu können und trotzdem jede Filiale einzeln im Blick bzw. in der Kommunikationsverbindung zu halten. Dank der hinterlegten Stammdaten jeder Filiale können sich die Anweisungen und Informationen auch auf zuvor definierte Gruppen beschränken. Das „Dashboard“ gibt den schnellen Überblick und die dahinterliegende Dokumentation aller Aufgaben und deren Abarbeitungsgrad liefert im Bedarfsfall eine lückenlose Historie und Dokumentation.
Datensicherheit wird dabei großgeschrieben, so Beck. „Ob herkömmliche Internetverbindung, Glasfaser oder auch LTE, die Kommunikation wird bei uns unabhängig vom Medium mit modernsten SSL-Verschlüsselungen vor Abhörungen und Manipulationen geschützt. Trotz der Verschlüsselung bleiben alle Daten dabei stets in Deutschland und werden ausschließlich auf nach neusten ISO-Standards zertifizierte Rechenzentren oder zu einem vom Unternehmen definierten Host übertragen. Das Unternehmen bleibt auf jeden Fall Herr seiner Daten.“
Über Schnittstellen können Personaleinsatzplanung, Personalinformationen, Warenwirtschaft, Energiemanagement, Kassensysteme und technische Geräte in den Filialen mit semco Orga vernetzt werden.
Auf diese Art und Weise verbindet semco verschiedene IT-Module zu einer Systemlandschaft mit Dienstleistung, die über einheitliche Standards und Schnittstellen Organisation, Technik, Kennzahlen und Kommunikation der Filialen mit dem Betrieb verbindet. Beck: „Der Unterschied ist, dass wir keine Software verkaufen, sondern mit dem Kunden die für ihn passende Lösung erarbeiten.“
Beim Schwestersystem semco Tech, das sich gezielt um die Technik in den Filialen kümmert, wird deshalb zunächst der Bestand der Geräte und Einrichtungen aufgenommen und analysiert. Es folgt die Identifizierung von Verbesserungspotenzialen und schließlich unter Einbeziehung der Lieferanten die Entwicklung eines passenden Wartungs- und Servicekonzeptes, das zum Ziel hat, höchstmögliche Verfügbarkeit und schnellste Problemlösungszeiten unter wirtschaftlichsten Bedingungen zu erreichen. Das semco-Konzept übernimmt alle Verwaltungsaufgaben von Störungsbeseitigung, Wartungskoordination, gesetzlich erforderlichen Prüfungen, Garantie- und Kulanzanträgen. Dadurch erreichen die Kunden eine schnelle und praxisnahe Digitalisierung der Organisation und Prozesse und schaffen so Transparenz über Kosten, Produkt- und Servicequalität.
Im Rahmen der semco-Dienstleistung können Kunden ein modulares Leistungspaket von der Störungsannahme an 7 Tagen in der Woche, technischen Ersthilfesupport, Koordination und Überwachung der Einsätze bis hin zu Garantie- und Kulanzprüfung ordern.
„Durch unsere regelmäßigen Analysen erhält der Kunde so Auswertungen, die schnell Aufschluss über Störungsanfälligkeit, Störungsursachen und deren Kostenrelevanz geben und damit eine wesentliche Grundlage für zielgenaue Investitionsentscheidungen bilden“, so Beck.
